Co podać do kawy klientom i uczestnikom szkolenia?

Opracowanie: A-Z Biuro

Do kawy dla klientów lub uczestników szkolenia najlepiej podać prosty, uporządkowany zestaw: niewielką przekąskę, cukier lub inne dodatki zgodne z potrzebami gości oraz wodę. Nie trzeba budować rozbudowanego bufetu. Ważniejsze są wygoda samoobsługi, czytelny skład produktów, odpowiednia liczba porcji i regularne uzupełnianie stołu.

Jaki zestaw przygotować do kawy?

Najbezpieczniejszym organizacyjnie rozwiązaniem jest zestaw krótki i czytelny. Kawa powinna mieć własne stanowisko z filiżankami lub kubkami, łyżeczkami i dodatkami. Obok można ustawić wodę oraz jedną lub dwie grupy przekąsek. Taki układ ogranicza kolejkę i ułatwia uzupełnianie braków.

Jeżeli spotkanie jest formalne, lepiej postawić na małą liczbę uporządkowanych pozycji niż na wiele przypadkowych produktów. Przy szkoleniu ważniejsza staje się wydajność serwisu: uczestnicy mają zwykle ograniczony czas przerwy, dlatego produkty powinny być łatwe do pobrania bez krojenia, porcjowania i dodatkowych naczyń.

Nie zakładaj, że każdy gość chce słodki dodatek. Woda powinna być dostępna niezależnie od kawy, a przekąski mogą być dodatkiem, nie obowiązkowym elementem każdej porcji.

Inaczej dla klienta, inaczej na szkolenie

Podczas krótkiego spotkania z klientem zwykle liczy się estetyka i prostota. Wystarczy mały talerz ciastek lub słodyczy, woda i dobrze przygotowane stanowisko z napojem. Jeżeli rozmowa trwa kilkadziesiąt minut, nadmiar jedzenia może być bardziej kłopotliwy niż pomocny.

Na szkoleniu sytuacja jest inna. Większa liczba osób korzysta z przerwy w tym samym czasie. Warto więc rozdzielić strefę kawy, dodatków i wody, a przy większej sali rozważyć dwa punkty serwisowe. Przekąski powinny być ustawione tak, aby uczestnik nie musiał długo wybierać ani czekać na obsługę.

Jeżeli wydarzenie trwa długo, poczęstunek można podzielić etapami. Nie wykładaj całego zapasu od razu, jeśli nie ma takiej potrzeby. Łatwiej zachować porządek, gdy część produktów pozostaje w rezerwie i jest dokładana przed kolejną przerwą.

Jak dobierać przekąski do kawy?

Do serwisu firmowego dobrze pasują produkty niewymagające przygotowania bezpośrednio przed podaniem. Ciastka, praliny lub cukierki są łatwe do zestawienia z kawą, ale ich wybór powinien uwzględniać skład oraz sposób podania. Nie deklaruj produktu jako odpowiedniego dla określonej diety, jeżeli nie potwierdza tego etykieta producenta.

Jeżeli chcesz przygotować kilka wariantów, różnicuj je funkcjonalnie, a nie tylko marką. Przykładowo jedna grupa może obejmować ciastka, druga małe słodycze, a trzecim elementem niech będzie woda. Dzięki temu stół jest czytelniejszy niż przy dziesięciu podobnych smakach jednego rodzaju produktu.

Przy spotkaniach cyklicznych warto notować, które produkty pozostają, a które kończą się jako pierwsze. To prostsza podstawa do kolejnego zamówienia niż sztywna norma liczby ciastek na osobę, która może nie odpowiadać realnym zachowaniom uczestników.

Alergeny i informacje o składzie – czego nie pomijać?

Przy produktach paczkowanych najpraktyczniej pozostawić opakowanie w pobliżu serwisu albo zapewnić uczestnikom dostęp do informacji z etykiety. Rozporządzenie (UE) nr 1169/2011 obejmuje obowiązek informacji o substancjach powodujących alergie lub reakcje nietolerancji. Komisja Europejska wskazuje również, że informacja o alergenach jest obowiązkowa w przypadku żywności nieopakowanej oferowanej konsumentom.

Dla organizatora oznacza to przede wszystkim, że nie warto przesypywać wszystkich produktów do anonimowych pojemników bez możliwości sprawdzenia ich składu. Jeżeli używasz wspólnych pater, zachowaj opakowania źródłowe i nie opisuj produktu jako „bez glutenu”, „bez mleka” czy „bez orzechów”, jeśli nie masz takiego potwierdzenia.

W zaproszeniu na większe szkolenie można wcześniej zapytać o istotne potrzeby żywieniowe. Samo pytanie nie zastępuje informacji producenta, ale pozwala uniknąć sytuacji, w której cała oferta składa się z produktów nieodpowiednich dla części grupy.

Jak ustawić stół, żeby przerwa przebiegała sprawnie?

Ułóż serwis zgodnie z kolejnością czynności: naczynie, kawa, dodatki, łyżeczka, miejsce na odłożenie opakowań lub zużytych elementów. Wodę ustaw osobno, aby osoba, która nie chce kawy, nie blokowała głównej kolejki. Przekąski powinny być dostępne z boku, a nie między ekspresem a filiżankami.

Przy większej grupie unikaj jednego wąskiego punktu. Dwa mniejsze miejsca z wodą i przekąskami mogą działać sprawniej niż jeden rozbudowany stół. Jeżeli nie masz możliwości zdublowania ekspresu, przynajmniej odsuń dodatki i słodycze od urządzenia.

Jak planować ilości bez zgadywania?

Nie ma jednej uniwersalnej liczby porcji, która sprawdzi się w każdym biurze i na każdym szkoleniu. Znaczenie mają długość wydarzenia, godzina, liczba przerw, dostępność innych posiłków oraz profil grupy. Dlatego zacznij od liczby uczestników i liczby zaplanowanych przerw, a następnie dodaj rozsądną rezerwę operacyjną zamiast kupować losowo duży zapas.

Po wydarzeniu zapisz rzeczywiste zużycie kawy, wody i przekąsek. Przy kolejnych szkoleniach będziesz mógł planować na podstawie własnych danych. Produkty o dłuższym terminie przydatności łatwiej pozostawić do kolejnego użycia, ale termin zawsze trzeba sprawdzić na konkretnym opakowaniu.

Przerwa kawowa krok po kroku

1. 1
   Policz uczestników i przerwy.

   Ustal, ile osób będzie jednocześnie korzystać ze stanowiska.

2. 2
   Wybierz prosty zestaw.

   Zaplanuj kawę, wodę, dodatki i maksymalnie kilka rodzajów przekąsek.

3. 3
   Sprawdź etykiety.

   Zachowaj dostęp do składu i informacji o alergenach.

4. 4
   Rozdziel stanowiska.

   Oddziel wodę i przekąski od miejsca przygotowywania kawy.

5. 5
   Uzupełniaj etapami.

   Przed każdą przerwą sprawdź zapas i porządek.

Najczęstsze błędy

• Za dużo wariantów. Stół staje się chaotyczny, a zapas trudniejszy do kontrolowania.
• Brak wody. Nie każdy uczestnik chce kolejną kawę podczas każdej przerwy.
• Anonimowe przekąski. Po przesypaniu produktu do misy gość może nie mieć dostępu do informacji z etykiety.
• Wszystko w jednym miejscu. Ekspres, cukier, woda i słodycze w jednej linii tworzą niepotrzebne zatory.
• Brak notatki po wydarzeniu. Bez danych o zużyciu kolejne zamówienie znów będzie oparte na zgadywaniu.

Checklista organizatora

Produkty polecane

Przykładowy zestaw do organizacji przerwy kawowej można zbudować z prostych przekąsek, dodatków do napojów i wody. Dobierz ilości do liczby uczestników, czasu spotkania i sposobu serwowania.

Ciastka do klasycznego poczęstunku przy kawie

Ciastka są prostym dodatkiem do krótkiego spotkania, recepcji lub przerwy szkoleniowej. Przy wyborze porównaj smak i wielkość opakowania, a przed podaniem sprawdź skład i informacje o alergenach na etykiecie.

Ciasteczka łakotki kakaowe 168g

Symbol: 018809

Zobacz produkt

Ciasteczka łakotki deserowe 168g

Symbol: 004404

Zobacz produkt

Ciasteczka łakotki maślane 168g

Symbol: 005043

Zobacz produkt

Drobne słodycze do strefy kawowej

Praliny i cukierki można podać jako mały dodatek, gdy nie planujesz pełnego bufetu. Przy większej grupie ważniejsze od liczby wariantów jest czytelne ułożenie produktów oraz możliwość sprawdzenia składu przez uczestnika.

Praliny mleczne LINDOR, Lindt, 100g

Symbol: 188293

Zobacz produkt

Cukierki w czekoladzie Mieszanka Wedlowska 240g

Symbol: 192873

Zobacz produkt

Cukierki Mieszanka Bajeczny E.WEDEL, 240g

Symbol: 200408

Zobacz produkt

Cukier do samoobsługowego serwisu kawowego

Saszetki i kostki ułatwiają przygotowanie stanowiska samoobsługowego bez odmierzania cukru z dużego opakowania. Wybierz format pasujący do liczby gości i sposobu organizacji stołu, zamiast kupować kilka bardzo podobnych wariantów.

Cukier biały Diamant w saszetkach 200x5g

Symbol: 126265

Zobacz produkt

Cukier trzcinowy Diamant w saszetkach 200x5g

Symbol: 004987

Zobacz produkt

Cukier biały diamant, w kostkach, 1 kg

Symbol: 02107

Zobacz produkt

Woda jako uzupełnienie przerwy kawowej

Woda pomaga zbudować kompletny serwis napojów dla uczestników spotkania. Mniejsze butelki są wygodne przy indywidualnych miejscach, a większe formaty mogą lepiej pasować do wspólnego stołu; dobór zależy od organizacji wydarzenia.

Woda Kinga Pienińska 330ml 12 sztuk niegazowana

Symbol: 023832

Zobacz produkt

Woda mineralna Kinga Pienińska, naturalna, 0,5l

Symbol: 124697

Zobacz produkt

Woda mineralna Cisowianka niegazowana butelka szklana 0,3l - kaucja

Symbol: 195491

Zobacz produkt

Powiązane poradniki

Źródła

• Komisja Europejska – Mandatory food information
• EUR-Lex – Rozporządzenie (UE) nr 1169/2011 w sprawie informacji na temat żywności