Etykiety magazynowe – jakie dane powinny zawierać?

Autor: Zespół A-Z Biuro | Kryteria: kod lokalizacji, identyfikacja zawartości, zmienność danych, wielkość etykiety, odległość odczytu i sposób aktualizacji.

Dobra etykieta magazynowa nie zawiera „wszystkiego, co wiemy o produkcie”. Powinna pokazywać tylko te dane, które pracownik musi odczytać w miejscu składowania. W pierwszej kolejności jest to jednoznaczny kod lokalizacji. Dopiero później — zależnie od procesu — nazwa asortymentu, symbol wewnętrzny, jednostka, kod maszynowy lub informacja tymczasowa. Dane szybko zmienne lepiej oddzielić od stałej etykiety miejsca.

Najpierw ustal, do czego służy etykieta

Zanim wybierzesz pola do wydruku, ustal funkcję oznaczenia. Etykieta na stałym regale ma inne zadanie niż etykieta na pojemniku kompletacyjnym, opakowaniu zbiorczym czy miejscu tymczasowym podczas inwentaryzacji. Jeżeli spróbujesz użyć jednego układu do wszystkich zastosowań, etykiety szybko staną się przeładowane albo nieczytelne.

W najprostszym wariancie etykieta identyfikuje miejsce. Pracownik widzi kod, porównuje go z dokumentem lub terminalem i odkłada albo pobiera towar z właściwej lokalizacji. W takim procesie nazwa produktu nie musi być elementem stałego oznaczenia. Wystarczy kod miejsca, ponieważ towar może zmieniać się w systemie bez fizycznej wymiany etykiety.

Inny przypadek to pojemnik przypisany na stałe do konkretnego asortymentu. Wtedy obok kodu lokalizacji można dodać nazwę i symbol produktu, ponieważ informacja będzie aktualna przez dłuższy czas. Jeśli pojemnik jest wielokrotnego użytku, lepsza może być etykieta usuwalna albo wymienny wkład.

Trzeci typ to oznaczenie robocze: „do kontroli”, „policzone”, „partia 2”, „zwrot”, „rezerwacja”. Takie dane powinny być łatwe do usunięcia lub wymiany, aby nie mieszały się ze stałym oznaczeniem lokalizacji.

Kod lokalizacji – informacja podstawowa

Kod lokalizacji powinien być najbardziej widocznym elementem etykiety. To on odpowiada na pytanie „gdzie jestem?” albo „gdzie mam odłożyć towar?”. Jeżeli magazyn ma hierarchię strefa → regał → poziom → pojemnik, kod powinien odzwierciedlać tę strukturę w sposób spójny w całej przestrzeni.

Przykładowy kod A-03-02 może oznaczać strefę A, regał 03 i poziom 02. Jeżeli potrzebny jest pojemnik, można dodać kolejne pole, np. A-03-02-05. Ważniejsze od konkretnego separatora jest to, aby znaczenie każdej części kodu nie zmieniało się między alejkami i działami.

Kod powinien być krótki na tyle, aby dało się go szybko odczytać i wpisać, ale wystarczająco pełny, żeby nie było dwóch lokalizacji o tym samym oznaczeniu. Jeżeli etykieta jest mała, właśnie kod lokalizacji ma pierwszeństwo przed dodatkowymi opisami.

Nie używaj samych potocznych nazw typu „półka przy oknie” albo „regał z tonerami”. Takie określenia bywają zrozumiałe tylko dla doświadczonych pracowników. Jednoznaczny kod jest łatwiejszy do wykorzystania w dokumentach, arkuszach i systemie magazynowym.

Kiedy dodać nazwę i symbol produktu?

Nazwa produktu jest pomocna wtedy, gdy człowiek ma wizualnie potwierdzić, co powinno znajdować się w danej lokalizacji. Nie zawsze jednak warto drukować ją na stałej etykiecie. Jeżeli asortyment na półce regularnie się zmienia, nazwa szybko stanie się nieaktualna i wymusi częstą wymianę oznaczeń.

Symbol produktu lub indeks wewnętrzny jest zwykle bardziej kompaktowy niż pełna nazwa. Może być dobrym drugim polem, jeśli zespół rzeczywiście używa go podczas przyjęcia, kompletacji albo kontroli. Nie dodawaj jednak kodu tylko dlatego, że jest dostępny w systemie. Każde pole powinno mieć funkcję w pracy magazynu.

Jeżeli lokalizacja jest dynamiczna, rozdziel dwie informacje: stały kod miejsca na regale oraz zmienną identyfikację produktu w systemie lub na wymiennej etykiecie. Wtedy zmiana asortymentu nie narusza logiki mapy magazynu.

Przy pojemnikach dedykowanych jednemu materiałowi można zastosować większą etykietę z kodem miejsca u góry i nazwą poniżej. Najważniejsze, aby kod lokalizacji nadal był wizualnie dominujący.

Jednostka, ilość i inne dane logistyczne

Informacja o jednostce może być przydatna, jeżeli w tym samym magazynie funkcjonują różne sposoby wydawania: sztuki, opakowania, kartony lub komplety. Krótkie pole „j.m.” albo „wydanie: op.” pomaga uniknąć sytuacji, w której pracownik prawidłowo identyfikuje produkt, ale błędnie interpretuje ilość.

Stałej ilości nie warto drukować na etykiecie lokalizacji, jeśli stan magazynowy zmienia się każdego dnia. Taka wartość szybko przestaje być aktualna. Stan powinien pochodzić z systemu albo dokumentu operacyjnego. Na etykiecie można natomiast umieścić pojemność docelową lub standard pakowania, jeśli jest to stała zasada danego miejsca.

Podobnie wygląda kwestia dostawcy, ceny, daty ostatniego przyjęcia czy osoby odpowiedzialnej. Są to dane potencjalnie użyteczne, ale zwykle zbyt zmienne, aby stanowiły część stałego oznaczenia półki. Im więcej pól dodasz, tym trudniej odczytać te naprawdę ważne.

Praktyczną zasadą jest pytanie: „Czy pracownik musi zobaczyć tę informację, stojąc przy regale?”. Jeśli nie, prawdopodobnie lepiej pozostawić ją w systemie.

Które dane powinny być wymienne?

Dane szybko zmienne nie powinny zmuszać do wymiany całej etykiety lokalizacyjnej. Dotyczy to między innymi oznaczeń tymczasowych, statusu kontroli, numeru zadania, partii roboczej, informacji inwentaryzacyjnej czy krótkotrwałej rezerwacji miejsca.

Taką informację warto umieścić na osobnej etykiecie usuwalnej albo na wymiennym wkładzie. Dzięki temu stały kod lokalizacji pozostaje niezmienny, a warstwa operacyjna może być aktualizowana tak często, jak wymaga tego proces.

Ważne jest też rozróżnienie między numerem partii produktu a kodem miejsca. Jeżeli partia zmienia się wraz z każdą dostawą, nie powinna zostać „wbudowana” w stałą etykietę regału. Może być widoczna na opakowaniu, etykiecie partii lub w systemie.

Usuwalne oznaczenia również wymagają kontroli. Po zakończeniu zadania należy je zdejmować, aby stare statusy nie pozostawały obok nowych. System tymczasowych etykiet działa tylko wtedy, gdy obejmuje także zasadę ich usuwania.

Kod kreskowy lub inny kod maszynowy

Jeżeli magazyn wykorzystuje skanery, etykieta może zawierać kod maszynowy odpowiadający lokalizacji lub produktowi. Warto jednak pozostawić obok niego tekstowy identyfikator. Dzięki temu pracownik może rozpoznać miejsce wzrokowo, a magazyn nie traci czytelności w sytuacji, gdy urządzenie skanujące jest chwilowo niedostępne.

Kod maszynowy powinien odpowiadać temu, co system rzeczywiście interpretuje. Nie twórz dodatkowych kodów tylko po to, aby etykieta wyglądała bardziej „systemowo”. Jeżeli skaner ma identyfikować lokalizację, kod powinien prowadzić do lokalizacji; jeżeli produkt — do produktu.

Przy projektowaniu zostaw wokół kodu odpowiednio dużo wolnej przestrzeni i nie ściskaj go pomiędzy innymi elementami. Wydruk należy sprawdzić na docelowej drukarce i etykiecie, ponieważ jakość oraz rozmiar mają wpływ na praktyczną obsługę.

Jak ustawić hierarchię informacji na etykiecie?

Najważniejsza informacja powinna być największa. Na etykiecie lokalizacyjnej będzie to kod miejsca. Poniżej można umieścić krótką nazwę, symbol albo jednostkę. Dane pomocnicze powinny mieć mniejszy rozmiar i nie konkurować wizualnie z głównym identyfikatorem.

Dla małej etykiety dobrym układem jest jeden duży kod. Dla średniej — kod w pierwszym wierszu i krótka nazwa pod nim. Dla większej można dodać jeszcze symbol wewnętrzny albo pole operacyjne. Nie wykorzystuj jednak dodatkowej powierzchni tylko dlatego, że jest dostępna.

Jeżeli etykieta ma być czytana z odległości, krótszy układ jest zwykle lepszy. Długi opis można umieścić na etykiecie pojemnika widzianej z bliska, ale oznaczenie regału powinno pozostać maksymalnie proste.

W całym magazynie stosuj tę samą kolejność pól. Jeżeli kod jest zawsze u góry, a nazwa poniżej, pracownik szybciej rozpoznaje informacje niezależnie od miejsca.

Tabela decyzyjna – które dane trafiają na etykietę?

Jak zaprojektować etykietę krok po kroku?

1. 1
   Określ funkcję etykiety.

   Zdecyduj, czy oznacza lokalizację, produkt, pojemnik czy tymczasowy status.

2. 2
   Wybierz informację podstawową.

   Dla lokalizacji będzie nią jednoznaczny kod miejsca zgodny z mapą magazynu.

3. 3
   Dodaj najwyżej kilka pól pomocniczych.

   Nazwa, symbol lub jednostka powinny mieć realne zastosowanie w pracy.

4. 4
   Oddziel dane zmienne.

   Statusy, partie robocze i informacje inwentaryzacyjne umieść na wymiennym oznaczeniu.

5. 5
   Dobierz rozmiar etykiety.

   Mały kod nie wymaga dużej etykiety, ale nie zmniejszaj fontu poniżej wygodnej czytelności.

6. 6
   Ustal hierarchię wizualną.

   Kod lokalizacji ma być największy, informacje pomocnicze mniejsze.

7. 7
   Wydrukuj próbę.

   Sprawdź ją na docelowym regale, półce lub pojemniku z normalnej pozycji pracy.

8. 8
   Dopiero potem drukuj serię.

   Po potwierdzeniu układu zachowaj ten sam wzór w całym magazynie.

Najczęstsze błędy na etykietach magazynowych

• Za dużo informacji. Kod lokalizacji ginie między drobnymi polami, które można znaleźć w systemie.
• Nazwa produktu zamiast kodu miejsca. Po zmianie asortymentu etykieta staje się nieaktualna.
• Stały wydruk stanu magazynowego. Liczba szybko przestaje odpowiadać rzeczywistości.
• Brak rozdzielenia danych stałych i tymczasowych. Stare statusy mieszają się z aktualnym oznaczeniem.
• Kod kreskowy bez tekstowego identyfikatora. Utrudnia pracę bez skanera.
• Jednakowy font dla wszystkich pól. Pracownik nie wie, która informacja jest najważniejsza.
• Za mała etykieta. Próba zmieszczenia wielu danych kończy się nieczytelnym tekstem.
• Brak jednego wzorca. Różna kolejność pól na każdej półce spowalnia odczyt.

Checklista przed wydrukiem etykiet magazynowych

• Wiem, czy etykieta oznacza miejsce, produkt, pojemnik czy status.
• Kod lokalizacji jest jednoznaczny i zgodny z systemem magazynu.
• Najważniejsza informacja jest największa.
• Nazwa i symbol produktu są dodane tylko wtedy, gdy naprawdę pomagają w pracy.
• Nie drukuję zmiennego stanu magazynowego na stałej etykiecie.
• Dane tymczasowe mają osobne, wymienne oznaczenie.
• Kod maszynowy ma także czytelny odpowiednik tekstowy, jeśli proces tego wymaga.
• Rozmiar etykiety odpowiada ilości informacji i odległości odczytu.
• Próbny wydruk został sprawdzony na docelowej powierzchni przed przygotowaniem serii.

Produkty polecane

Etykieta magazynowa powinna przekazywać przede wszystkim dane potrzebne do szybkiej identyfikacji miejsca lub zawartości. W praktyce najczęściej są to kod lokalizacji, nazwa pozycji lub grupy, symbol wewnętrzny oraz — gdy jest to potrzebne — dodatkowy status roboczy. Ilość informacji dopasuj do formatu etykiety tak, aby najważniejsze dane pozostały czytelne z typowej odległości pracy.

Małe etykiety: kod lokalizacji i krótki identyfikator

Mały format najlepiej przeznaczyć na jeden główny komunikat: kod półki, pojemnika, miejsca odkładczego albo krótki symbol. Jeżeli trzeba dodać nazwę lub drugie pole, lepiej wybrać większą etykietę niż zmniejszać tekst do granicy czytelności.

Etykiety uniwersalne APLI, 38x21,2mm, prostokątne, białe 100 ark.

Symbol: 187226

Zobacz produkt

Etykiety uniwersalne APLI, 48,5x16,9mm, prostokątne, białe 100 ark.

Symbol: 187225

Zobacz produkt

Etykiety uniwersalne Apli, 52,5x21,2mm, prostokątne, białe 100 arkuszy

Symbol: 055151

Zobacz produkt

Średnie etykiety: kod i nazwa pozycji

Średni format pozwala połączyć wyraźny kod lokalizacji z krótką nazwą asortymentu, grupy lub procesu. W układzie etykiety warto zachować stałą kolejność pól, aby pracownik zawsze szukał kodu i nazwy w tym samym miejscu.

Etykiety uniwersalne APLI, 64,6x33,8mm, prostokątne, białe 100 ark.

Symbol: 187218

Zobacz produkt

Etykiety uniwersalne APLI, 70x30mm, prostokątne, białe 100 ark.

Symbol: 187220

Zobacz produkt

Etykiety uniwersalne APLI, 70x42,4mm, prostokątne, białe 100 ark.

Symbol: 187223

Zobacz produkt

Większe etykiety: rozszerzony opis i dane logistyczne

Większa powierzchnia daje miejsce na dodatkowe pola, na przykład symbol wewnętrzny, jednostkę logistyczną albo krótką instrukcję operacyjną. Nie oznacza to jednak, że trzeba zapełniać całą etykietę — hierarchia informacji nadal powinna wskazywać najważniejszy kod lub nazwę.

Etykiety uniwersalne Q-Connect, 96,5x42,30mm, prostokątne, białe 100 ark.

Symbol: 055211

Zobacz produkt

Etykiety uniwersalne Q-Connect, 105x48mm, prostokątne, białe 100 ark.

Symbol: 055216

Zobacz produkt

Etykiety uniwersalne Q-Connect, 105x148,5mm, prostokątne, białe 100 ark.

Symbol: 055219

Zobacz produkt

Usuwalne etykiety: status tymczasowy i etap pracy

Dane zmienne, takie jak etap inwentaryzacji, tymczasowy status lub oznaczenie partii roboczej, warto oddzielić od stałej etykiety lokalizacji. Produkty opisane jako usuwalne można wykorzystać jako dodatkową warstwę informacji, po wcześniejszym sprawdzeniu zachowania kleju na docelowej powierzchni.

Etykiety do metkownicy jednorzędowej, prostokątne, usuwalne 21x12mm, Apli białe 1000 sztuk, 6 rolek

Symbol: 057095

Zobacz produkt

Etykiety do metkownicy dwurzędowej, prostokątne, usuwalne 26x16mm, Apli białe 1000 sztuk, 6 rolek

Symbol: 057099

Zobacz produkt

Etykiety do metkownicy dwurzędowej, zaokrąglone, usuwalne 26x16mm, Apli białe 1000 sztuk, 6 rolek

Symbol: 057101

Zobacz produkt

Przeczytaj także

• Jak oznaczać regały, półki i pojemniki w magazynie?
• Jak prowadzić spójny system oznakowania w całej firmie?
• Co wybrać do oznaczeń tymczasowych podczas inwentaryzacji?
• Druk laserowy, atramentowy czy termiczny – jakie etykiety pasują?